Lựa chọn nhà cung cấp email phù hợp là vấn đề mà mọi cá nhân, doanh nghiệp cần quan tâm nếu muốn các hoạt động kinh doanh của mình diễn ra hiệu quả, thu được nhiều lợi nhuận. Trong các hoạt động giao tiếp, thương thảo với khách hàng ngày nay, các trao đổi thông qua email là chủ yếu. Thậm chí nhiều đơn vị công ty, doanh nghiệp iên lạc với đối tác, khách hàng của mình bằng email còn thường xuyên hơn các phương tiện khác.
Vì vậy, trước khi lựa chọn nhà cung cấp email cho doanh nghiệp của mình, bạn cần căn cứ vào các tính năng nổi bật của từng đơn vị cung cấp, các nhu cầu hiện tại của công ty mà lựa chọn đơn vị phù hợp.
Dưới đây là 9 tính năng bạn cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp cho hoạt động kinh doanh của mình.
Các bài viết tham khảo:
- Email marketing là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng email marketing
- Lợi ích của việc sử dụng email cho doanh nghiệp theo tên miền riêng
- Gmail là gì? Cách tạo tài khoản Gmail miễn phí
9 tính năng cần cần nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp email
1. Spam Filter (Khả năng phát hiện và lọc thư spam): Các loại thư spam gây tốn nhiều thời gian và bất tiện cho người dùng. Đó là lý do tại sao bạn cần tìm đến một dịch vụ email có một hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến. Thậm chí, đối với một số nhà cung cấp email chuyên nghiệp, họ còn trang bị cho bạn bộ lọc để phân loại và xóa các thư spam nhanh chóng.
Đây là một trong các tiêu chí đầu tiên mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn dịch vụ email cho doanh nghiệp mình.
2. Reliability (độ tin cậy): Hãy chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ email có uy tín, đã từng được nhiều đơn vị khách hàng lựa chọn & sử dụng. Sẽ như thế nào nếu dịch vụ của bạn gặp vấn đề trong quá trình sử dụng nhưng bộ phận hỗ trợ lại không túc trực? Vì vậy việc lựa chọn một đơn vị đáng tin cậy sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tránh được nhiều rắc rối về sau.
3. Integration (Khả năng tích hợp với các công cụ khác): Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp email có thể tích hợp và hoạt động cùng với công cụ kinh doanh khác như lịch, kho hình ảnh, notes…. Nếu việc kinh doanh của bạn liên quan và cần sử dụng đến nhiều công cụ quản lý, nên cân nhắc một dịch vụ email có thể tương tác với các công cụ khác mà bạn sẵn sàng sử dụng.
4. Security (Bảo mật): Việc tấn công và hack email là một điều rất nguy hiểm, nhất là khi kho dữ liệu và các tài nguyên quan trọng trong công việc của bạn dường như có cả trong mail. Vì vậy, bạn sẽ muốn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email có các bộ lọc và chức năng ăn toàn để bảo mật cho tài khoản của bạn. Bạn cần giữ cho thư của bạn an toàn và không muốn bất kỳ sự truy cập bất hợp pháp nào vào tài khoản của bạn.
5. Ease of Use (Dễ sử dụng): Đối với các doanh nghiệp và công ty, việc đào tạo và training nhân viên sử dụng dịch vụ email chung là quy trình không thể thiếu, vì vậy việc chọn các nhà cung cấp email dễ sử dụng, thao tác cũng sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian, tránh các sai sót không mong muốn có thể diễn ra trong quá trình sử dụng dịch vụ email này.
6. Archive Capabilities (Khả năng lưu trữ): Đối với các hoạt động kinh doanh, giữ và sắp xếp các thông tin trên email là vô cùng cần thiết. Bạn nên chọn đơn vị dịch vụ email có thể cung cấp cho bạn các công cụ quản lý và kiểm soát dữ liệu (như tìm kiếm các mail đã gửi, đã nhận, tìm file…) dễ sử dụng, hiệu quả để có thể biến email thành kho lưu trữu tài liệu online ưu việt cho bạn.
7. Advanced Features (Các tính năng nâng cao, mở rộng): Khi kinh doanh, những tính năng nâng cao trên email như khả năng thu hồi email đã gửi hoặc tính năng tạo lịch trình hoạt động hẹn giờ trên email là rất quan trọng. Những tính năng nâng cao nào quan trọng nhất là phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
8. Reputation (Danh tiếng): Nhà cung cấp dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn cần phải có một danh tiếng tốt. Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn là một trong những mảng thông tin đầu tiên cung cấp cho khách hàng xem. Nếu email của bạn được cung cấp bởi một đơn vị kém chất lượng, bị review xấu trên thị trường, chắc chắn nó sẽ ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh của bạn trong mắt khách hàng.
9. Storage (Không gian lưu trữ): Khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy lưu ý đến không gian lưu trữ của tài khoản. Thông thường các dịch vụ email đều có giới hạn dung lượng tối đa của mỗi tài khoản, bạn nên tham khảo phần này trước khi tiến hành sử dụng.
Bên cạnh tính năng, bạn cũng có thể cân nhắc các yếu tố về chi phí, dịch vụ hậu mãi, các chương trình ưu đãi chăm sóc khách hàng để tìm và sử dụng dịch vụ phù hợp cho mình. Chúc bạn thành công!
—
TINOMAIL – HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP
Hotline: 0912 222 222 – Email: hi@tinomail.com
Website: http://tinomail.com
Leave a Reply