Bí quyết sử dụng Outlook Mail là các thủ thuật, mẹo hay giúp cho các nhân viên văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp hiểu và ứng dụng phần mềm này tốt hơn, mang lại các hiệu quả nhất định trong quá trình kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ “Tổng hợp các bí quyết sử dụng Outlook Mail” một cách đầy đủ và rỏ ràng nhất để bạn tiện tham khảo và thực hiện.

Nếu các bạn cần một dịch vụ email theo tên miền riêng chuyên nghiệp thì chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

XEM THÊM:

Tổng hợp các bí quyết sử dụng Outlook Mail từ A – Z

Lọc các email quan trọng để riêng

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng.

Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Sau đó, trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn kéo xuống dưới cùng ủa danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.

Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

Lên lịch gửi mail

Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chánh nhưng lại có các email cần gửi đi ngoài khung giờ này (ví dụ như khi bạn gửi email cho khách hàng trái múi giờ, các email cần gửi đi vào khoảng đêm hay sáng sớm…), bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ gửi mail của Outook.

Cụ thể, sau khi soạn thảo nội dung thư xong, bạn bấm chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery.

Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại.

Cuối cùng, bạn bấm Send và để nguyên Microsoft Outlook ở trạng thái hoạt động, qua thời điểm bạn thiết lập thì thư mới được gửi đi.

Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại.

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này có thể được áp dụng với phiên bản Outlook 2003, 2007, 2010.

Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Thông thường, Outlook sẽ có tính năng gửi thông báo đến bạn khi có email đến. Tuy nhiên, sẽ thật khó để tập trung làm việc khi có quá nhiều thông báo email không quan trọng được gửi đến liên tục.

Bạn có thể hoàn toàn giới hạn các thông báo này, chỉ giữ lại thông báo email quan trọng thông qua các thao tác như sau.

Đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng. Cực kì đơn giản đúng không?

Outlook thường có tính năng gửi thông báo đến bạn khi có email đến

Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này giúp bạn tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.

Trong trường hợp bạn muốn Outlook xác nhận lại trước khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options và chọn “Warn before permanently deleting items”.

Tạo một mục mới từ clipboard

Sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc note hoặc bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.

Trên đây là một số thủ thuật thú vị có thể giúp bạn trải nghiệm ứng dụng Mail Outlook một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Trong quá trình sử dụng, chắc chắn bạn cũng sẽ tìm ra thêm các tính năng cũng như hướng sử dụng phù hợp với mình.

Còn nếu bạn chưa có tài khoản email Outlook, bạn có thể tham khảo cách tạo tài khoản email này tại bài viết: Outlook Mail là gì? Cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí và cách sử dụng

TINOMAIL – HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP

Hotline: 0912 222 222  – Email: hi@tinomail.com 

Website: https://tinomail.com 

Tổng thể
Ngày đánh giá
Dịch vụ
bí quyết sử dụng Outlook Mail
Xếp hạng
51star1star1star1star1star

Leave a Reply

avatar

  Theo dõi  
Notify of