Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay các doanh nghiệp đang dần ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin vào kinh doanh nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và tổng đài ảo cũng chính là một trong những thành tựu lớn nhằm nâng cao uy tín và chuyên nghiệp hóa hệ thống của doanh nghiệp. Bài viết này Tinomail sẽ giới thiệu đến các bạn chi tiết về dịch vụ tổng đài ảo Cloud IPBX do nhà mạng FPT, Viettel, CMC Telecom, VNPT cung cấp khá là phổ biến hiện nay.

Tổng đài ảo là gì ?

Hình ảnh về chiếc điện thoại IP giúp kết nối đến tổng đài ảo
Hình ảnh về chiếc điện thoại IP giúp kết nối đến tổng đài ảo

Tổng đài ảo, tổng đài cloud, call center hay tổng đài IP có tên tiếng anh là Internet Protocol Private Branch eXchange đây là một mạng điện thoại riêng hay còn gọi là mạng điện thoại nội bộ sử dụng internet để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài công ty. Các cuộc gọi này sẽ thực hiện truyền dữ liệu qua hệ thống mạng internet thay vì sử dụng mạng điện thoại với tốc độ truyền tải thấp.

Hiện nay các tổng đài call center thường được các doanh nghiệp sử dụng để nhận và chuyển tiếp số lượng lớn cuộc gọi giúp các hệ thống doanh nghiệp hoạt động tốt mà không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào. Hệ thống này cũng thường được sử dụng để thực hiện các chiến dịch telemarketing.

Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng tổng đài ảo

Còn khá nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ điều này khiến doanh nghiệp sẽ “bị thiệt” vì giá cả để sử dụng dịch vụ tổng đài ảo hiện nay không lớn nhưng nó có thể mang lại rất nhiều lợi ích rõ ràng có thể nhìn thấy ngay như:

  • Nâng cao uy tín thương hiệu vì bạn thử đặt mình vào khách hàng thấy đầu số 1800 hoặc 1900 trên website có chuyên nghiệp hơn việc sử dụng số điện thoại hay điện thoại bàn không ? bên cạnh đấy hệ thống còn có các hộp thoại tự động như kiểu “chào mừng bạn đến với công ty WEBICO cuộc gọi của bạn đang được chuyển đến tổng đài viên” bạn có thể gọi đến số tổng đài của WEBICO là 1800 6016 để nghe thử nhé.
  • Chi phí hệ thống cũng không cao bạn có thể sử dụng các thiết bị sẵn có như máy tính, laptop, smartphone hay một chiếc điện thoại ip là có thể dễ dàng đặt ở bất kỳ chi nhánh nào của công ty mình.
  • Nếu có lỗi phát sinh bạn không cần phải đến trực tiếp từng chi nhánh để sửa chỉ cần thông qua hệ thống internet và phần mềm quản lý tổng đài ảo là có thể biết nguyên nhân tại sao phát sinh sự cố và dễ dàng khắc phục nó.
  • Không giới hạn biên giới vùng lãnh thổ chỉ cần một số tổng đài ảo có thể phân phối và chuyển tiếp cho tất cả các chi nhánh trên thế giới miễn là tại chi nhánh bạn có thiết bị có thể kết nối các cuộc gọi từ tổng đài ip phân phối xuống.
  • Bạn sẽ không mất chi phí bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống này thường cung cấp một lần và sử dụng vĩnh viễn (tuy nhiên bạn phải mất phí thuê đầu số tổng đài nhé).
  • Các hộp thư thoại, thiết lập hệ thống bạn sẽ toàn quyền quản lý và không bị lệ thuộc vào bất kỳ đơn vị nào.
  • Nếu trước đây nhân viên của bạn sử dụng điện thoại cầm tay để làm việc cùng khách hàng thì bạn làm thế nào để biết nhân viên của mình đã làm việc nói chuyện với khách hàng thế nào ? Với hệ thống tổng đài ảo nội bộ sẽ có chức năng thu âm toàn bộ các cuộc nói chuyện phát sinh giúp người nắm quyền cao nhất trong hệ thống biết được các nhân viên đang làm gì.

Tổng đài ảo hoạt động như thế nào ?

Mô hình tổng đài cloud hoạt động cùng các thiết bị
Mô hình tổng đài cloud hoạt động cùng các thiết bị

Về cơ bản thì tổng đài ảo hoạt động như mô hình trên mình xin giải thích qua như sau:

Khi có khách hàng gọi đến tổng đài cloud thông qua các số tổng đài được đăng ký bởi chủ doanh nghiệp như 1800 xxxx hoặc 1900 xxxx hệ thống sẽ thực hiện chuyển tiếp về nhân viên sales, kỹ thuật hỗ trợ, kế toán hoặc CEO của công ty, và thông qua các thiết bị có thể kết nối với phần mềm ip của hệ thống chúng sẽ chuyển tiếp cuộc gọi của khách hàng đến với từng bộ phận của công ty mà khách hàng muốn làm việc.

Các loại tổng đài điện thoại hiện nay trên thị trường

Hiện nay trên thị trường có 2 loại tổng đài chính là:

  • Tổng đài IP: hoạt động thông qua mạng LAN, WAN hay INTERNET (thường được sử dụng làm tổng đài nội bộ hoặc tổng đài chăm sóc cho khách hàng nhờ được miễn phí cước thông qua VOIP)
  • Tổng đài Analog: hệ thống truyền thống được phần lớn các doanh nghiệp hiện nay ưu điểm là mạng lưới lớn, sóng ổn định nhưng cũng có nhược điểm phải sử dụng cơ sơ hạ tầng và chi phí cho cuộc gọi khá cao.

Một số câu hỏi liên quan đến tổng đài ảo Cloud PBX

Tổng đài ảo được sử dụng phổ biến trong Telemarketing
Tổng đài ảo được sử dụng phổ biến trong Telemarketing

Tổng đài ảo sử dụng đầu số nào ?

Tổng đài cloud IPBX hiện sử dụng 2 đầu số chính là 1900 và 1800 bên cạnh đấy nếu bạn muốn sử dụng số di động thì tổng đài cũng có thể setup biến số di động của bất cứ nhà mạng hiện hành nào trở thành số tổng đài ảo cho công ty bạn.


Số tổng đài ảo được chọn số đẹp không ?

Với số lượng đầu số lớn nhưng vẫn còn dư rất nhiều thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng và đăng ký đầu số đẹp với chi phí 0đ (thông qua WEBICO) nhé và đầu số này bạn có thể giữ lại, đấu giá và chuyển nhượng cho người quen được.


Đơn vị nào cung cấp đầu số tổng đài 1900, 1800

Đơn vị cung cấp đầu số tổng đài ảo hiện nay được biết đến trên thị trường có thể biết đến như: SPT, FPT, VNPT, VTC, CMC telecom đây là những đơn vị phổ biến nhất trong việc lắp đặt đầu số cố định ngoài ra còn một số đơn vị khác nữa bên di động như Viettel, Mobifone, Vinaphone,….


Các thiết bị mà tổng đài cloudphone có thể kết nối

Các thiết bị mà tổng đài ảo có thể sử dụng
Các thiết bị mà tổng đài ảo có thể sử dụng

Hiện nay để sử dụng tổng đài ảo bạn có thể dùng rất nhiều thiết bị để kết nối trong đấy có thể kể đến như: máy tính bàn (pc), laptop, máy tính bảng, điện thoại smartphone hay các dòng điện thoại IP. Chỉ cần thiết bị có khả năng kết nối qua internet và thông qua softphone bạn có thể dễ dàng gọi và nhận điện thoại.


Lắp đặt tổng đài điện thoại ảo như thế nào ?

Để lắp đặt tổng đài điện thoại hiện nay hầu như chỉ có phương pháp là liên hệ trực tiếp các đại lý phân phối các đầu số, phần mềm và thiết bị do nhà mạng trên chỉ định và việc đăng ký cũng khá là dễ dàng bạn chỉ cần lên google.com tìm kiếm cụm từ như: “tổng đài ảo“, “tổng đài cloud“,… sẽ có rất rất nhiều đơn vị cung cấp trên thị trường để bạn lựa chọn sử dụng. Nếu bạn chưa biết đơn vị nào uy tín thì có thể tham khảo thử dịch vụ của tổng đài của Webico nhé.


Giá lắp đặt tổng đài điện thoại ảo là bao nhiêu ?

Giá cả thì tùy theo gói cước bạn sẽ cung cấp cho bao nhiêu thiết bị để tư vấn khách hàng để từ đấy tính ra chi phí bạn phải mất một tháng là bao nhiêu thì bạn gửi email cho chúng tôi để nhận được chi tiết bảng báo giá hoặc bài viết https://www.webico.vn/tong-dai-ao/ sẽ có chi tiết về giá cả cho bạn nhé.


Quy trình lắp đặt có khó không ?

Về việc lắp đặt thì bạn không cần phải lo lắng hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đều có đội ngũ nhân viên support hỗ trợ cho các bạn việc lắp đặt thiết bị từ A-Z điều này thuận tiện cho khách hàng và bên cạnh đấy nhiều công ty sẽ tư vấn thêm sản phẩm điện thoại IP để bán thêm nếu bạn cảm thấy nhu cầu của công ty không cần thiết thì có thể sử dụng laptop, hay điện thoại di động đều có thể dùng được.


Các hệ thống có thể tích hợp tổng đài IP sử dụng điện toán đám mây

Với các hệ thống phần mềm hiện đại của tổng đài ảo hiện nay thì các hệ thống CRM hay ERP lớn đều có khả năng tích hợp cùng với các dịch vụ tổng đài này có thể kể đến những phần mềm đã chấp nhận sử dụng hệ thống tổng đài cloud hiện nay như: Zendesk, Bitrix24, Vtiger, Zoho, SugarCRM, Salesforce, Getly,….


Tổng đài cloud có phải kéo dây cáp không ?

Công nghệ này không yêu cầu bạn phải có dây cáp như các hệ thống điện thoại Analog thông thường bạn chỉ cần có internet tại nơi đặt Data Call Center và chi nhánh là có thể nhận và gọi điện thoại.


Thời gian để lắp đặ tổng đài điện thoại mất bao lâu ?

Thông thường việc lắp đặt theo hình thức này khá nhanh chỉ mất 1-3 ngày làm việc là có thể hoàn thành xong việc quan trọng nhất trong lắp đặt là đăng ký đầu số với nhà mạng chỉ cần xong là bạn có thể sử dụng ngay.


Có thể lựa chọn nhà mạng không ?

Bạn thích sử dụng nhà mạng nào thì có thể dễ dàng đăng ký sử dụng dịch vụ của đối tác đấy không phải lệ thuộc bạn bắt buộc phải đăng ký dịch vụ của nhà mạng nào.


Nếu không ở gần công ty có thể lắp đặt tổng đài cloudphone không ?

Vì đây là sản phẩm được thực hiện trên nền tảng internet vì vậy bạn có thể dễ dàng lắp đặt vì vậy bạn ở bất kỳ đâu cũng có thể triển khai dễ dàng.


Nên sử dụng điện thoại IP không ?

Nếu doanh nghiệp bạn có ít người thì việc sử dụng điện thoại IP là không cần thiết bạn có thể hoàn toàn thông qua laptop gắn tai nghe di động để nói chuyện cho rõ hơn hoặc thông quá phần mềm chạy trên nền tảng IOS, Android đã được thiết kế sẵn để nghe gọi dễ dàng. Nhưng nếu công ty bạn có rất nhiều nhân viên thì nên dùng điện thoại để bàn kết nối qua công nghệ IP.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here