Trong thời đại phát triển ngày nay, để tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn. Nhiều kênh xã hội bùng nổ như Facebook, Instagram, Zalo, … Tuy nhiên, email vẫn là hình thức giao tiếp chủ yếu và được đánh giá hiệu quả hàng đầu trong môi trường làm việc.

Với hơn 425 triệu người đang sử dụng, Gmail đã khẳng định được chất lượng và độ phủ song rộng rãi của mình. Tuy nhiên, bên cạnh bản miễn phí, Google đã cho ra một phiên bản Gmail trả phí với giá từ $5 với tên gọi G Suite.

G Suite là gì?

G Suite (tên gọi cũ là Google Apps) là một bộ ứng dụng được Google tạo ra nhằm nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp. So với Gmail miễn phí, G Suite cho thấy được tính chuyên nghiệp trong quản lý kinh doanh với nhiều tính năng vượt trội.

Hiểu một cách đơn giản, G Suite là phiên bản cao cấp hơn của Gmail miễn phí mà mọi người vẫn dùng.

Vậy, tại sao doanh nghiệp phải chọn bản trả phí trong khi bản miễn phí vẫn sử dụng rất tốt. Điều gì tạo nên sự khác biệt này?

8 lí do doanh nghiệp nên chuyển từ Gmail miễn phí sang Gmail trả phí

Sự chuyên nghiệp và tin cậy

Khi nhận được một email từ phía doanh nghiệp, đầu tiên, người nhận sẽ đánh giá  mức đô chuyên nghiệp của doanh nghiệp đó qua thước đo cơ bản mà “nặng ký” nhất: tên email.

Nắm được tâm lý đó, G Suite ra đời giúp các nhà doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, mức độ uy tín cũng như sự tôn trọng của công ty với các đối tác, khách hàng.

Song song đó, thay vì có logo Google ở trên cùng bên trái màn hình của bạn, logo của công ty bạn có thể được hiển thị nổi bật trong tất cả các ứng dụng của G Suite.  Giao diện người dùng được gắn với công ty tăng tính nhận diện thương hiệu.

Khi sử dụng Gmail miễn phí, email của bạn sẽ có dạng: tencongty@gmail.com. Ví dụ: tinomail@gmail.com).

Nếu sử dụng Gmail trả phí (G Suite), email của bạn sẽ là: tencuaban@tencongty.com. Ví dụ: nguyenvana@tinomail.com

Khi cùng lúc nhận được thư từ marketing@tinomail.com và marketing.tinomail@gmail.com, bạn sẽ đánh giá email nào có mức độ chuyên nghiệp cao hơn?

Độc quyền sở hữu tài khoản email

Tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp là tài sản của công ty, thuộc quyền sở hữu của công ty, cung cấp cho các nhân viên sử dụng.

Với G Suite, doanh nghiệp không còn lo lắng vấn đề dữ liệu công ty “không cánh mà bay” hoặc thậm chí “bay hẳn sang công ty đôi thủ” trong trường hợp nhân viên nghỉ việc. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần đổi mật khẩu và chuyển tiếp email ấy đến người dùng mới. Song song đó, doanh nghiệp cũng có thể truy cập vào lịch sử email để quản lý chặt chẽ hơn.

Bảo toàn thông tin, dữ liệu doanh nghiệp

Tương tự Dropbox, Google Drive cũng là một giải pháp lưu trữ đám mây hiệu quả. Với G Suite, các tài liệu mà nhân viên tạo ra trên Google Docs, Sheets, Slides đều thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Nếu một nhân viên nghỉ, bạn có vẫn có quyền truy cập vào mọi hồ sơ kinh doanh của nhân viên ấy. Ngoài ra, ứng dụng Backup & Sync hay Drive File Stream thực sự là “cứu cánh” trong trường hợp nhân viên làm mất các file của công ty do thiết bị bị hỏng.

Tối ưu hóa thao tác làm việc nhóm

“Muốn đi nhanh thì đi một mình – Muốn đi xa thì phải đi chung” , nếu tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều sử dụng G Suite thì hiệu quả làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả cao.

Đầu tiên, G Suite giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu cũng như trao đổi thông tin.  Chỉ cần cấp quyền truy cập cho nhân viên hoặc đối tác, bạn có thể chia sẻ thông tin mình muốn truyền tải mà không cần gửi mail cho từng người theo từng bộ phận, phòng ban riêng lẻ. Hiệu suất làm việc và tài liệu sẽ được hệ thống hóa, tập trung vào một nơi duy nhất chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản. Bạn cũng có thể ngăn chặn các thành viên khác tải, sao chép hay in tài liệu của công ty.

Đồng thời, doanh nghiệp có thể tạo nhiều group mail như infor@tencongty.com hoặc support@tencongty.com …. để phục vụ cho nhiều nhóm với nhiều tính chất công việc khác nhau mà không tốn thêm bất cứ chi phí nào. Bằng cách áp dụng các cài đặt dành riêng cho các nhóm để quản lý luồng mail của nhân viên, doanh nghiệp có thể thiết lập hẳn chính sách bảo mật cho công ty.

Bên cạnh đó, dược ra mắt vào tháng 3/2017, Hangouts Chat, Hangouts Meets  – tính năng gọi video conference –  cho phép các doanh nghiệp có thể hội họp trực tuyến và chia sẻ file màn hình một cách thuận tiện với chất lượng cuộc đàm thoại khá rõ nét.  Đây là những dịch vụ Google đưa vào danh sách phục vụ cho sản phẩm G Suite, không thuộc phạm vi sản phẩm Gmail miễn phí.

Tăng cường bảo mật với hai bước xác thực – 2 step verification

Trong thời đại 4.0, thông tin dữ liệu được xem gần như là vấn đề “sống còn” của doanh nghiệp. Do đó, bảo mật thông tin luôn được các nhà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, nhất là khi Việt Nam nằm trong số những nước có nguy cơ bị tấn công mạng nhiều nhất, đối tượng của các cuộc tấn công mạng với mã độc như Wannacry, Grandcab là các doanh nghiệp. Một trong số những nguyên nhân phố biến là chính sự chủ quan trong việc tự bảo vệ mình.

Khắc phục điều đó, G Suite sẽ giúp bạn truy cập an toàn và bảo mật hơn  với xác minh 2 bước. Khi bạn đăng nhập tài khoản vào một máy tính không xác định, máy chủ sẽ tự động gửi 1 dãy kí tự về số điện thoại hoặc email của bạn. Thêm một bước xác nhận trong quá trình đăng nhập và việc lo lắng độ an toàn của dữ liệu, bạn chọn phương án nào?

Tích hợp CRM

Một số doanh nghiệp có chiến lược đầu tư vào một hệ thống CRM để theo dõi khách hàng tiềm năng, công việc và những mảng đặc thù khác. ProsperWorks là hệ thống CRM tương thích G Suite. Đặc biệt, các tính năng, ứng dụng khác của G Suite có thể được đồng bộ với Salesforce với Cirrus Insight.

Đăng nhập đồng thời nhiều ứng dụng với SSO

Khi đăng nhập G Suite, bạn có thể đăng nhập vào các ứng dụng kinh doanh đám mây như DocuSign, Marketo, Salesfore và Slack mà không cần nhập tên người dùng và mật khẩu.

Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

Nếu Gmail miễn phí không được hỗ trợ thi G Suite cung cấp đội ngũ hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trò chuyện. Với độ uy tín và hệ thống đối tác toàn cầu, Google tự tin mang đến cho doan nghiệp của bạn dịch vụ hỗ trợ tốt nhất.

Việc trao đổi thông tin giữa Công ty với Khách Hàng, và Công ty với Đối tác ngày càng nhiều, đặt ra vấn đề về sự ổn định, và tính bảo mật thông tin qua email thư điện tử. Hiện tại, các doanh nghiệp đã, và đang chuyển đổi rất nhiều. Việc khởi tạo này sẽ giúp công ty của bạn tạo ra một hệ thống email riêng cho công ty, từ đó bảo đảm hệ thống email ổn định, thông tin trao đổi được bảo mật. Đây cũng là một cách nâng tầm thương hiệu, một cách marketing mới, hiệu quả về thương hiệu cho doanh nghiệp với chi phí hợp lý.

Chỉ cần để lại thông tin cá nhân của bạn, chuyên viên tư vấn của Tinomail sẽ giúp bạn chọn được giải pháp tốt nhất, để công nghệ không phải là rào cản quá trình phát triển công ty bạn.

Là đơn vị uy tín trong dịch vụ khởi tạo Email theo thương hiệu công ty, với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để Tinomail đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!

CÔNG TY CỔ PHẦN TINOMAIL

  • Tầng 31 Landmark 2 – 208 Nguyễn Hữu Cảnh, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
  • Điện thoại: 1800 6016
  • Email: support@tinomail.com
  • Website: tinomail.com