Thủ thuật sử dụng Outlook là các bí quyết, hướng dẫn chuyên dụng giúp người sử dụng dịch vụ email này có thể có được những trải nghiệm tốt hơn. Các thủ thuật này thường không được nhắc đến nhiều trong các tài liệu hướng dẫn chính thức mà chủ yếu được tích lũy và chia sẻ bởi những người dùng sau một thời gian dài chiêm nghiệm. Do đó, bạn rất nên trang bị cho mình các thủ thuật sử dụng Outlook  nếu quan tâm đến nhà cung cấp email này.

Trong bài viết này TINOMAIL sẽ chia sẻ với bạn “Top 5 thủ thuật sử dụng Outlook hiệu quả”!

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

Top 5 thủ thuật sử dụng outlook 2020 hiệu quả

Các phím tắt thường sử dụng trong Outlook

Một trong các thủ thuật đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là các phím tắt. Sử dụng các phím tắt này sẽ giúp cho quá trình sử dụng dịch vụ email của bạn nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Hệ thống các phím tắt của Outlook được liệt kê như sau:

Ctrl + R: Trả lời email

Alt + R: Trả lời tất cả trong email hoặc chuyển sang tuần xem lịch làm việc.

Alt + W: Email chuyển tiếp hoặc chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần.

Ctrl + M: F9 để gửi / nhận tất cả email.

Alt + S: Gửi email.

Ctrl + G: mở “Đến ngày” hộp thoại để nhảy vào bất kỳ ngày trong lịch.

Ngoài ra bạn có thể chuyển đổi giữa mail, lịch, danh bạ, và các mục khác trong cửa sổ chuyển hướng bằng cách nhấn Ctrl + [số vị trí của mục].

Đánh dấu các thư quan trọng

Với các thủ thuật sử dụng Outlook, bạn có thể sử dụng tính năng Flag for Follow Up để gắn cờ cho các email, thư và tác vụ để giúp phân loại chúng hoặc đánh dấu các thư quan trọng – thư ưu tiên.

Các lá cờ sẽ nhắc nhở bạn theo dõi một vấn đề cụ thể, chỉ ra yêu cầu của ai đó hoặc đặt nhắc nhở cho một message, liên lạc. Chúng còn có thể sắp xếp thư mục email dễ theo dõi hơn bởi bạn biết được chính xác nên làm gì và khi nào nên làm.

Tạo email mẫu

Với chức năng này, bạn có thể tạo các email templates (email mẫu) để khi cần là có thể đem ra sử dụng, không gặp phải tình trạng cùng một nội dung email nhưng phải viết đi viết lại nhiều lần. Các bạn cũng có thể tham khảo thêm bảng giá email cho doanh nghiệp của chúng tôi nếu muốn sở hữu một email chuyên nghiệp với chi phí phải chăng nhất.

Bạn có thể lưu các email làm template để những lần sau không phải viết email tương tự bằng cách chọn File > Save As …> Outlook template.

Nếu muốn sử dụng các templates, bạn chọn New Items > Chọn mẫu … và xem trong mục User Templates in File System để tìm template (mẫu) bạn đã lưu.

Hoặc cách nhanh hơn là trên Windows Explorer, bạn kích đúp chuột vào file OFT để tạo một message mới từ template (mẫu) đó.

Tự động CC khi gửi email

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc  mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này.

  1. Trước hết, hãy chọn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”.
  2. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động CC. Nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.

Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, nó sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

Đây là một thủ thuật sử dụng Outlook cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.

Quản lý email bằng màu sắc

Trong trường hợp hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, bạn có thể áp dụng cách “tô màu” email để dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.

Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color.

Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

Nếu bạn chưa có tài khoản email Outlook, bạn có thể tham khảo cách tạo tài khoản email này tại bài viết: Outlook Mail là gì? Cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí và cách sử dụng

—

TINOMAIL – HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP

Hotline: 0912 222 222  – Email: hi@tinomail.com 

Website: http://tinomail.com 

BÀI VIẾT LIÊN QUANXEM THÊM

Leave a Reply

avatar
  Theo dõi  
Notify of